Kanban 101: Potencie la productividad de su equipo
Al alentar a los equipos a identificar, priorizar y completar intencionalmente los elementos de trabajo uno a la vez, Kanban puede ayudar a combatir los efectos dañinos de la multitarea en un mundo hiperestimulado.
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La visualización del flujo de trabajo a través de un tablero Kanban impulsa la claridad, la alineación y el enfoque en los objetivos clave.
Los detalles visuales se muestran en un solo lugar en un tablero Kanban, lo que minimiza el tiempo dedicado a rastrear informes de progreso o sentarse en reuniones de actualización de estado.
El objetivo de un sistema Kanban es limitar la cantidad de trabajo en proceso para que el trabajo que fluye a través del sistema coincida con su capacidad. En otras palabras, un sistema solo puede manejar una cantidad limitada de tráfico y aun así hacer que el tráfico se mueva sin problemas a través de los pasos del proceso.
Un tablero Kanban más avanzado también podría incluir información para ayudar a administrar activamente la forma en que fluye el trabajo a través del tablero, como las políticas de proceso.
Comenzar con Kanban no requiere una revisión en toda la organización; puede comenzar con un solo equipo que busca mejorar la visibilidad y obtener control sobre su flujo de trabajo y crecer a partir de ahí.
Elementos de un tablero Kanban
Los elementos básicos de un tablero Kanban son los siguientes:
- Carriles, que representan pasos definidos en el proceso
- Tarjetas, que representan elementos de trabajo que se mueven a través del proceso
El uso de subcarriles en un tablero Kanban le permite reflejar digitalmente su proceso con mayor precisión.
Los sistemas Kanban son simples por diseño y flexibles por naturaleza. Simplemente definiendo los pasos de su proceso en carriles y documentando sus elementos de trabajo con tarjetas, puede comenzar a experimentar los beneficios de Kanban.
Carriles en un tablero Kanban
Los carriles en un tablero Kanban representan los pasos de su proceso. Cada carril vertical debe reflejar un paso distinto en su proceso y moverse secuencialmente de izquierda a derecha: de "Por hacer" (en el extremo izquierdo), a "En proceso" y a "Terminado" (en el extremo derecho).
Por supuesto, los procesos que siguen la mayoría de los trabajos de conocimiento son un poco más complejos que simplemente "Por hacer", "Haciendo" y "Terminado". Es probable que tenga varias subcategorías dentro de cada uno de esos tres estados más amplios.
Dentro de "To Do", es posible que tenga:
- Para hacer Sin prioridad
- Para hacer Priorizado
Dentro de "Hacer", es posible que tenga:
- Plan
- Desarrollar
- Prueba
- Lanzar
Dentro de "Terminado", es posible que tenga:
- Listo Aprobación final pendiente
- Hecho hecho
Puede diseñar su tablero Kanban para reflejar cada uno de estos pasos:
Tareas pendientes: sin prioridad Tareas pendientes: priorizadas Planificar Desarrollar Prueba Lanzar Listo (pendiente de aprobación) Listo Listo
Los carriles horizontales, a veces llamados carriles, se pueden usar para representar procesos que ocurren simultáneamente dentro de un equipo u organización.
Por ejemplo, si un equipo de ventas sigue el mismo proceso para cada uno de sus territorios geográficos, podría establecer carriles verticales con cada uno de los pasos de su proceso y carriles horizontales para cada uno de los territorios de los que es responsable. Esto permitiría al equipo administrar y refinar su proceso en un tablero compartido mientras distingue entre las áreas en las que está trabajando.
Tarjetas Kanban
Cada tarjeta en su tablero Kanban representa un elemento de trabajo. En el "anverso" (frente) de la tarjeta, incluirá detalles que faciliten que todos en la pizarra entiendan los detalles clave de ese trabajo, como:
- Título: ¿qué es este elemento de trabajo?
- Asignación de tarjetas: ¿quién está trabajando en este elemento de trabajo?
- Tipo de tarjeta: ¿qué tipo de trabajo es? (generalmente designado por color)
- Fecha de vencimiento: ¿hay una fecha de vencimiento definida para este elemento de trabajo?
Dentro de la tarjeta (a la que se accede en la mayoría de las herramientas Kanban haciendo clic en la tarjeta para "abrirla"), puede ver información más detallada sobre el trabajo, como:
- Descripción de la tarjeta: ¿qué implica exactamente este elemento de trabajo? ¿Cuál es el objetivo o el resultado final deseado?
- Archivos adjuntos/archivos: ¿hay documentos, enlaces o elementos visuales que sean útiles para completar este elemento de trabajo?
- Historial de comentarios: lo que ha agregado el equipo
- historial de la tarjeta
Las tarjetas Kanban permiten acceder fácilmente a información clave sobre elementos de trabajo específicos en su tablero Kanban.
Obtenga más información sobre cómo usar las tarjetas Kanban para administrar su trabajo.
Gestión del flujo con un tablero Kanban
Las políticas de proceso son reglas o pautas que el equipo que usa un tablero Kanban desarrolla para ayudar al equipo a usar el tablero de manera consistente. Un ejemplo de una política de proceso podría ser: "Las tarjetas deben tener un resumen del proyecto completo adjunto a la tarjeta antes de pasar de "Para hacer" a "Haciendo".
Algunas herramientas Kanban digitales le permiten crear políticas de procesos en el tablero, de modo que se puedan ver haciendo clic con el botón derecho o pasando el mouse sobre un carril.
Los límites WIP (trabajo en proceso) son límites definidos sobre cuántos elementos de trabajo pueden estar en un carril particular o conjunto de carriles en un momento particular. Basado en el concepto Kanban de que podemos avanzar más rápido cuando nos enfocamos en menos elementos a la vez, los límites WIP ayudan a los equipos a evitar sobrecargar el sistema trabajando en demasiadas cosas a la vez.
La implementación de límites WIP en su tablero Kanban le permite reducir los efectos de los cuellos de botella y mantener el trabajo en movimiento.
Tipos de tableros Kanban
Cuando está produciendo bienes físicos en una línea de ensamblaje, puede ver el proceso y cada uno de sus pasos sucediendo ante sus ojos. Si hay un cuello de botella en una parte del sistema, puede ver cómo se acumula el trabajo y saber a dónde acudir para resolver el problema.
Pero cuando su trabajo es menos tangible (desarrollar software, crear campañas de marketing o elaborar una hoja de ruta del producto), su proceso puede ser menos evidente. Los cuellos de botella no son tan obvios y los equipos luchan por administrar la capacidad, lo que a menudo resulta en miembros del equipo abrumados.
Cuando usa un tablero Kanban para administrar su trabajo, define cada uno de los pasos en su proceso y realiza un seguimiento activo de su trabajo a medida que avanza en ese proceso. Los tableros Kanban son flexibles y personalizables, por lo que puede ajustar el diseño de su tablero a medida que evoluciona su proceso. En este sentido, existen infinitos tipos de tableros Kanban, porque cada tablero Kanban es único para el equipo u organización que lo utiliza.
Ejemplos de tableros Kanban
El siguiente ejemplo le da una idea de cómo funciona Kanban. Cada carril está etiquetado con un paso en el proceso del equipo (por hacer, planificar, etc.). Luego, las tarjetas Kanban se colocan en el tablero en carriles que indican el estado del trabajo.
Un tablero Kanban le permite visualizar dónde se encuentran los elementos de trabajo individuales en su proceso.
En este ejemplo, el color de la tarjeta demuestra el tipo de trabajo (p. ej., morado para historia de usuario y lima para defecto), pero el color de la tarjeta también puede significar urgencia o prioridad (p. ej., rojo para acelerar, verde para normal, etc.). Los indicadores visuales, como íconos y avatares de usuario, se colocan en la tarjeta para mostrar quién está asignado al trabajo, la fuente de demanda, la clase de servicio u otros detalles importantes que son relevantes para el trabajo de su equipo.
El tablero y las tarjetas Kanban representan un lenguaje visual compartido que los miembros del equipo y las partes interesadas pueden usar para comunicar rápidamente información de alto valor de una manera transparente y sin fricciones.
Tableros Kanban vs Tableros Scrum
Si alguna vez ha sido parte de un equipo Agile, es posible que haya utilizado un pariente del tablero Kanban: el tablero Scrum. Los tableros Scrum se ven y se sienten muy similares a los tableros Kanban, y la mayoría de los equipos que los usan siguen los mismos principios básicos de los tableros Kanban cuando usan sus tableros Scrum:
- Los carriles representan pasos en un proceso, en alguna versión de "To Do", "Doing" y "Done"
- Las cartas se mueven por el tablero de izquierda a derecha.
La distinción fundamental entre los tableros Kanban y los tableros Scrum es que los tableros Scrum están diseñados para que los utilicen equipos que operan en iteraciones con intervalos de tiempo, mientras que los tableros Kanban son utilizados por equipos que trabajan hacia un flujo continuo. En otras palabras, los equipos de Scrum usan tableros para "quemar" todas las tareas a las que se han comprometido durante un período de tiempo determinado, mientras que los equipos de Kanban usan sus tableros para mover continuamente el trabajo a través de su proceso.
Cómo usar un tablero Kanban
Cuando un sistema Kanban se sobrecarga de trabajo, todo se ralentiza y el flujo fluido del trabajo se convierte en un atasco. El trabajo atascado es fácil de detectar en un tablero Kanban, porque el trabajo se acumula en los carriles afectados y le brinda claridad instantánea sobre el trabajo que necesita atención.
Configurar y mover el trabajo a través de su tablero Kanban es la mejor manera de aprender a usarlo. A medida que su equipo u organización se familiarice con el funcionamiento de la placa, comenzará a sentirse más cómodo realizando mejoras en la configuración y el diseño de la placa.
El siguiente paso es comenzar a usar las métricas de la junta para informar los esfuerzos de mejora continua. Los equipos pueden medir su eficacia mediante el seguimiento del flujo, la calidad, el rendimiento, los plazos de entrega y más, simplemente administrando su trabajo en un tablero Kanban.
Introducción a los tableros Kanban
Recomendamos que cualquier equipo nuevo en Kanban comience siguiendo los ejercicios en nuestra hoja de ruta de Kanban. Estos ejercicios están diseñados para ayudar a los equipos a mapear procesos y elementos de trabajo existentes en un tablero Kanban.
A partir de ahí, puede comenzar a experimentar los beneficios de los tableros Kanban y comenzar a identificar formas de mejorar su proceso con el tiempo.
¿Qué hay en un tablero Kanban?
Elementos de un tablero kanban. David Anderson estableció que los tableros kanban se pueden dividir en cinco componentes: señales visuales, columnas, límites de trabajo en curso, un punto de compromiso y un punto de entrega.
¿Qué es el tablero Kanban vs Scrum?
Kanban es un método de gestión de proyectos que ayuda a visualizar tareas, mientras que Scrum es un método que proporciona estructura al equipo y programa. Kanban y Scrum son metodologías de gestión de proyectos que completan las tareas del proyecto en pequeños incrementos y enfatizan la mejora continua.
¿Cuáles son las 6 reglas de Kanban?
Las seis reglas de Kanban
- Nunca pase productos defectuosos.
- Tome sólo lo necesario.
- Producir la cantidad exacta requerida.
- Nivelar la Producción.
- Afinar la Producción o la Optimización de Procesos.
- Estabilizar y Racionalizar el Proceso.
¿Microsoft tiene un tablero Kanban?
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